职场中，一封得体的英文邮件能让你增色不少，显得更加职业范，专业化。

那么，用英语写邮件需要注意哪些事项，怎样才能保证英语邮件的规范和正式呢？

1

问候greeting

●不知收件人：  

To whom it may concern,

Dear Sir or Madam,

●知道性别：  

Dear Mr/Mrs/Ms 姓

●知道头衔/职位：  

Dear Prof.（教授）/Dr.（博士） 姓

注意：在正式的英文邮件中，如果在知道对方职位的前提下，尽量使用“头衔 姓”的方式开场。要记得greeting后面的标点符号是逗号, 然后空一行之后才正式开始信的内容。

2

目的purpose

●在详细表述前，告知邮件重点：

I am writing to inquire…

I am writing in reference to…

I am writing to confirm/ enquire/ inform you…

我写信时要确认/询问/通知你…

I am delighted to give you the detail about…

我很开心能给你提供…的详情

●回信的开头可以说：

Thank you for reaching out to us regarding …

Thank you for your email…

感谢你的来信…

Thank you for calling me yesterday to discuss…

感谢昨天你来电讨论…

注意：特别是商务信函我们一般多使用比较书面的语言，例如上面的in reference to（一般说明已经和对方提过的事）以及regarding都是【关于】的意思，但我们应尽量避免用about这样口语的表达。

3

正文content

●一个段落一个主题，几个段落一个主旨

Attached please find the latest information on…

最新消息可查看附件…

In order to achieve our sales target, we need to…

为了完成我们的销售目标，我们需要…

●对方了解你写信的目的及背景，接下来就该要求对方行动，例如回信、回电话、表达意见、交纳文件等：

Could you please call me later today?

你能明天给我电话吗？

●商业信函中应注意使用书面语

▶用 receive, 不用got；

●不要用缩写

▶用 does not, 而不用doesn’t；

●多用委婉客气的语气

▶I was wondering if you could provide some more details.

●重要内容加粗，但不要全部大写

▶Please review the attached documents thoroughly.

4

结尾Closing

●最后一部分通常会表示感谢或解释下一步是什么。常用的表达有：

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

Thank you for your time and consideration.

I look forward to hearing from you.期待你的回信。

I hope this information is helpful.希望这些信息有用。

Please call me if you have any question.如果你有任何问题，请给我电话。

5

落款signature

●结尾祝福语以下词汇在正式场合及非正式场合均可使用Sincerely, Sincerely Yours,Yours SincerelyRegards, Best RegardsYours，Yours Truly， TrulyBest， Best Wishes

●签名档要跟在结尾敬语后面：

Sincerely,John SmithSales Representative,Flooring Company一些常用句

●请求帮忙:

At your convenience, would you please send me…

最后加上Thank you for your assistance.

●期待回复：

Due to the short timeframe for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

●提醒：

I'm just writing to remind you of…May we remind you that…？

注意事项:

1. Subject Line 标题——简洁清楚的总结邮件出题的内容

例如：Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers

2. Simplified Sentences 简化句子——忌用复杂的长单词或是技术术语使邮件内容累赘冗长，而是应该尽量简化邮件里的句子。

例如：

原句：In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.

简化后： Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.

3. Who are readers? 明确读者同事、客户还是老板？正式还是非正式？

例如：

非正式–Thanks for emailing me on 15th February.

正式–Thank you for your email dated 15th February.

4. Capital letters, punctuation, spelling and basic grammar细节——尤其是在工作中的邮件，对于细节的注重能够看出个人本身的修养和工作的专业态度。

5. Direct or indirect 直接或是不直接——美国普遍的工作邮件风格都是较直接、不是很正式的。但对于英语非母语的我们来说这样的风格不好把握，稍微弄不好还会让别人误会自己是粗鲁没有礼貌。

例如以下两种直接和非直接的用法：

Direct – It’s a bad idea

Indirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.

6. Be positive 积极的态度——邮件里的用词用句都能够体现个人的态度和性格，要巧妙的选用显示积极态度的词语，表现出自己在工作中的Can-do精神。

显示积极态度的词：helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity

显示负面态度的词：busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard

7. Get feedback

请教别人的意见向身边写作能力好、工作经验足的朋友、同事或是老师求教，请他们帮忙看看你的邮件，从而根据他们的意见改进提高。

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